Wissensdatenbank Wirtschaftsrecht

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WMUebung2018Massnahme1
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Bestandsaufnahme
Personaldienstleister in Großkundenprojekten, Unternehmensziel: schnell geeignetes Personal für Projekte stellen, versch. Branchen, Disposition durch einzelne Projektleiter
Problem: Mitarbeiter für Kundenprojekte nicht rechtzeitig gefunden und geschult, obwohl eigentlich Mitarbeiter zur Verfügung gestanden hätten (sowohl in Anstellung als auch potenzielle Bewerber); dadurch musste Wettbewerber einspringen

Ziele
Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens durch Optimierung des Umgangs mit Information und Wissen stärken
Projektbudget: zwischen 10.000 - 20.000€, keine laufenden Mehrkosten
jeder Projektleiter soll Überblick über Verfügbarkeit von Mitarbeitern haben, um für Projekte schnell geeignete, qualifizierte Mitarbeiter finden zu können
Informationen zu Mitarbeitern müssen gepflegt werden (Projektleiter + kaufmännische Mitarbeiter), sodass alle Projektleiter immer den aktuellen Stand zu den Mitarbeitern nachverfolgen können
rechtzeitige Auswahl der Mitarbeiter soll die pünktliche Durchführung der Schulungen ermöglichen

Wissensprozesse
Wissensidentifikation: Projektleiter müssen Personalbestand und -verfügbarkeit transparent machen (damit alle Projektleiter bei neuen Projekten auf den gesamten Mitarbeiterpool zugreifen können, sonst
gehen Mitarbeiter unter, die eventuell für die Projekte verfügbar und geeignet sind)
Wissenskommunikation: Zugriff für alle Projektleiter (Verwaltung der zur Verfügung stehenden Mitarbeitern muss optimiert werden, um Transparenz zu gewährleisten)
Wissenserwerb: intern durch Projektleiter (welche Mitarbeiter mit welcher Qualifikation stehen zur Verfügung), Mitarbeiter selbst (Nicht-Verfügbarkeiten wie Krankheit, Urlaub etc.)
extern durch Dozenten (verfügbare Termine für Mitarbeiterschulungen), Kundenunternehmen (Anzahl, gewünschte Qualifikation der Mitarbeiter, Beginn der Beschäftigung ...)

Methoden
Interessenscluster / Wissensgemeinschaft - Bewerber, bestehende Mitarbeiter, externe Dozenten sowie Projektleiter können dadurch vernetzt werden --> Informationsfluss kann optimiert werden (Verfügbarkeiten der Mitarbeiter und notwendige Schulungstermine)
klare Spielregeln - bezüglich Meldefristen der Mitarbeiter wegen Krankheit, Urlaub; Festlegung des Ablaufes zur Bearbeitung von Bewerbungen (möglichst zeitnahes Erfassen im System) --> Erstellung eines Prozesses für betroffene Mitarbeiter
Wissensorientierte Anreizsysteme - Prämien für Projekte

Maßnahmen
Wissensidentifikation
Dokumentation des Wissens: Datenbank
- ermöglicht effizienten Abruf der Mitarbeiterdaten, schnell und strukturiert --> unterstützt die Transparenz, rechtzeitige Auswahl geeigneter Mitarbeiter

interner Wissensmarkt:
- Profile der Mitarbeiter mit deren Qualifikation, bereits wahrgenommener Einsätze, die von Projektleitern leicht gefunden werden können

--> Umsetzung der Maßnahmen unter Einhaltung des vorgegebenen Budgets!

Wissenskommunikation
Informations- und Kommunikationstechnologien:
- zentrales System für einheitliche Kommunikationswege, um Informationen für alle gleichermaßen zur Verfügung zu stellen unter Einhaltung des Budgets
- Projektleiter sollten dies ebenfalls pflegen --> gegenseitige Unterstützung

Besprechung:
- regelmäßiges Meeting (mindestens 1x wöchentlich, bei Bedarf auch öfter): welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung, welche Projekte müssen besetzt werden, wer kann an welcher Stelle unterstützen
- Protokoll führen und für jeden zugänglich abspeichern
- Zusammengehörigkeitsgefühl wird gesteigert, Team wird gestärkt

Wissenserwerb
E-Learning:
- Mitarbeitern könnte ein E-Learning gebucht werden, da es standortunabhängig und individuell sowie kostengünstig ist; der Einsatz von Dozenten könnte minimiert werden; dem Risiko, dass Schulungen ausfallen, wird so eine Alternative geschaffen --> unterstützt Einhaltung des Budgets
- Zertifikate können durch Projektleiter nachhaltig kontrolliert werden

Strategische Personalentwicklung:
- Erweiterung des Wissens der Projektleiter in der Organisation durch Angleichen der Anforderungen an die Mitarbeiter und deren bestehenden Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnisse
--> Mitarbeiter können Unternehmen ganzheitlicher betrachten
- Zusammengehörigkeitsgefühl wird gesteigert



Mitarbeiterdatenbank im Intranet
In der Mitarbeiterdatenbank werden alle Mitarbeiter sowie potenzielle Bewerber mit ihrer Qualifikation, Erfahrung in bereits wahrgenommenen Projekten, besonderen Kenntnissen sowie deren Verfügbarkeit erfasst. Die Mitarbeiterdatenbank kann von jedem Projektleiter bei neuen Kundenprojekten abgefragt werden, um einen geeigneten Mitarbeiter möglichst schnell finden zu können. Die Datenbank muss kontinuierlich und mit großer Sorgfalt gepflegt werden. Regelmäßige Meetings unterstützen den Informationsaustausch unter den Mitarbeitern und stärken das Bewusstsein für den Stellenwert anderer Projekte. Dadurch wird das Zugehörigkeitsgefühl sowohl für das Team als auch zum Unternehmen gestärkt, was auch die Corporate Identity unterstützt.
Durch die Maßnahmen kann effizienteres Arbeiten geleistet werden, die Suche nach geeigneten Mitarbeitern wird vereinfacht. Dadurch können Projekte rechtzeitig besetzt werden, was sowohl die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens als auch die Motivation der Mitarbeiter erhöht. Auch die Motivation und Zufriedenheit der überbetrieblichen Mitarbeiter wird gestärkt, da Einsätze passend zu ihrem Portfolio gefunden werden können.
Im Rahmen des Budgets könnten durch den Einsatz von E-Learning Kosten für externe Dozenten gespart werden, die somit für den Einsatz der Datenbank zur Verfügung stehen. Da die Kundenzufriedenheit durch schnelle und adäquate Besetzung der Projekte erhöht wird, können ggf. auch neue Projekte gewonnen werden. Der Unternehmenserfolg kann dadurch verbessert werden und das Unternehmen kann seine Marktstellung ausbauen.
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